1. Dataansvarlig

Den dataansvarlige for dine oplysninger er:

2. Hvilke data vi indsamler og hvorfor

Vi indsamler følgende typer oplysninger med det formål at levere og forbedre vores service:

• Kontooplysninger: Når du registrerer dig, indsamler vi dit navn, din e-mailadresse og din adgangskode.
  Lovligt grundlag: Udførelse af en kontrakt (til at give dig en konto).
• Fakturadata: Du uploader fakturafiler (PDF'er, billeder) til behandling.
  Lovligt grundlag: Dit udtrykkelige samtykke, givet ved accept af denne politik, og udførelse af en kontrakt (til at udføre appens kernefunktion).
• Brugergenererede data: Vi gemmer de materiale detaljer (beskrivelse, vægt, type), du indtaster.
  Lovligt grundlag: Udførelse af en kontrakt (til at udføre beregninger).
• Betalingsoplysninger: Til abonnementer bruger vi en tredjepartsbetalingsbehandler (Mollie B.V.). Vi gemmer ikke dine kreditkortoplysninger på vores servere.
  Lovligt grundlag: Udførelse af en kontrakt.

3. Vores datahåndteringsproces: Dit privatliv ved design

Vores system er bygget på GDPR-princippet om dataminimering. Vi er en databehandlingsmotor, ikke et dokumentarkiv. Det betyder, at vi er designet til at opbevare den mindst mulige mængde data, der er nødvendig for at levere vores service, i kortest mulig tid. Vores politik for filopbevaring er designet til at maksimere din sikkerhed og samtidig give fleksibilitet.

1. Midlertidig upload til behandling: Når du uploader en faktura, gemmes den midlertidigt på vores sikre EU-baserede servere med det ene formål at foretage automatisk dataudtræk.
2. Målrettet dataudtræk: Vores system analyserer dokumentet for at identificere og udtrække kun de data, der er relevante for emballageregistrering. Vi ignorerer og kasserer eksplicit følsomme kommercielle og personlige data i denne proces (herunder adresser, moms-/CVR-numre og bankoplysninger).
3. Statusbaseret sletning af originalfil: Vores slettepolitik afhænger af status for behandlingen af din fil:
   • Ved succesfuld behandling: Den originale fakturafil, du har uploadet, bliver straks og permanent slettet fra vores servere.
   • For alle andre tilfælde: For at give dig tid til gennemsyn og fejlretning, bliver enhver fil, der ikke er blevet succesfuldt behandlet (f.eks. afventer behandling eller er stødt på en fejl), automatisk og permanent slettet efter en respitperiode på 3 dage.

   Denne totrinsproces sikrer, at vi ikke opbevarer dine originale dokumenter længere end absolut nødvendigt.

4. Opbevaring af behandlede data: De strukturerede emballagedata, du indtaster, og den rensede tekst gemmes på din konto for at muliggøre materialeberegninger og rapportering, i overensstemmelse med formålet for servicen.

4. Dataopbevaring

• Konto og materiale data: Vi opbevarer disse data, så længe din konto er aktiv, da det er nødvendigt for at levere servicen til dig.
• Renset, udtrukken tekst: Vores system er designet til at beskytte dit privatliv fra starten. Vi renser automatisk den tekst, der udtrækkes fra dine fakturaer, for følsomme datamønstre. Denne rensede, ikke-følsomme tekst er en central del af din bæredygtighedsregistrering og afgørende for historisk sporing og rapportgenerering. Derfor opbevares den, så længe den tilhørende post eksisterer på din konto. Du har fuld kontrol til enhver tid at slette disse data ved at slette selve posten.
• Originale fakturafiler: Som nævnt ovenfor slettes disse permanent efter denne 3-dages periode.

5. Cookiepolitik

Cookies er små tekstfiler, der gemmes på din enhed og hjælper vores service med at fungere. Vi er forpligtet til at bruge så få cookies som muligt og kun til væsentlige formål.

Vores brug af cookies

• Strengt nødvendige cookies: Vi bruger kun cookies, der er essentielle for, at hjemmesiden kan fungere. Disse inkluderer cookies til at administrere din login-session og til sikkerhedsformål (f.eks. CSRF-beskyttelse). Disse cookies gemmer ingen personligt identificerbare oplysninger og kræver ikke forudgående samtykke i henhold til EU-lovgivningen. Du kan indstille din browser til at blokere disse cookies, men essentielle dele af siden, såsom at logge ind, vil ikke fungere.

Vi bruger ikke nogen tredjepartsanalyse- eller marketingcookies, der sporer din adfærd på tværs af nettet.

6. Datasikkerhed

Vi anvender branchestandard tekniske og administrative sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine oplysninger. Dette inkluderer datakryptering, adgangskontrol og den sikre arkitektur beskrevet i denne politik. Dog er ingen overførselsmetode over internettet 100% sikker.

7. Tredjepartstjenester

Vi bruger følgende tredjepartstjenester til at levere vores service:

• Hosting: Hetzner (Frankfurt, Tyskland-regionen)
• Betalingsbehandling: Mollie B.V.
• Analyse: Plausible Analytics - Et privatlivsfokuseret værktøj, der ikke bruger cookies, som bruges til at forstå websitetrafik og brugeradfærd på en anonym, aggregeret måde.

Vi deler kun de minimumsdata, der er nødvendige for, at disse udbydere kan udføre deres funktion.

8. Ændringer til denne privatlivspolitik

Vi kan opdatere vores privatlivspolitik fra tid til anden. Vi vil underrette dig om eventuelle ændringer ved at offentliggøre den nye privatlivspolitik på denne side.

9. Kontakt os

Hvis du har spørgsmål til disse vilkår, bedes du kontakte os på support@sustinu.dk.